בניינים משותפים, מוסדות גדולים ובתי עסק רבים בוחרים כיום 
להפקיד את האחריות על ניקיון ועל אחזקת המבנים בידי חברות חיצוניות שתפקידן לדאוג לכל ענייני התחזוקה, הגינון והניקיון.
חברות אלה נקראות "חברות ניהול ואחזקת מבנים" והן לוקחות על עצמן את עול האחריות כולה על תחזוקת המבנים.
מה עושות חברות ניהול ואחזקה?
חברות ניהול ואחזקה נועדו בראש ובראשונה, להוריד את נטל תפעול המבנים מאנשים פרטיים, בין אם אלה דיירי הבתים המשותפים, המתמנים לוועד, ובין אם אלה עובדי המוסדות ובתי העסק. הניקיון והאחזקה של המבנים נעשה באופן שוטף כמעיין טיפול מונע.
בכל השנה נערכות עבודות ניקיון, עבודות גינון ועבודות תחזוקה שונות, כדי שלא יהיו תקלות. חברות אחזקת מבנים אינן פועלות רק במקרי הצורך, כאשר קורות תקלות (למשל בעונת החורף- דליפות מים מהגג, שיקום מבנה לאחר הצפה וכדומה), אלא הן מונעות את התקלות על ידי כך שהן פועלות באופן סדיר.
פעילויות הניקיון והתחזוקה השוטפות מונעות נזקים עתידיים אשר עלולים לקרות למבנים, ובכך מונעים סבל מיותר מדיירי הבניינים או מהעובדים במוסדות ובעסקים.
על פי רוב, כאשר פועלים ועדי בתים באופן פרטי, ישנה דאגה לניקיון הבתים, שמירה מסוימת על גינה נאה ופתירת בעיות כשהן צצות ועולות. כאשר עולה הצורך בשיפוץ המבנים, הנושא עולה לדיון בקרב דיירי הבתים ועלולה להיות התנגדות מסוימת מצד חלק מהם, בשל העובדה כי שיפוצים הם עניין יקר.
חברות ניהול ואחזקת מבנים דואגות שהבניינים ומבני המוסדות לא ייאלצו להיכנס לפרויקטים יקרים של שיפוצים, של שיקומים וחידושים של דברים שנהרסו, באמצעות העובדה שהן מעניקות "טיפול מונע".
התחזוקה אשר נעשית על ידי חברות לניהול ואחזקת מבנים היא מבוקרת וסדירה, הן מקפידות מאוד על ניקיון משרדים או מבנים פרטיים ועל תחזוקה תמידית באיכות גבוהה. העבודות בשטח של חברות אחזקת מבנים מאפשרות לדיירים ולעובדים ליהנות ממבנים יפים, מטופחים ונעימים למבוגרים או לעבודה.
מעבר לחברת ניהול
ועדי בתים רבים מדווחים על הקושי בגביית כספיי ועד מכל הדיירים. כיום ישנו שיעור גבוה יחסית של דירות שכורות, בהן לא כל הדיירים רגישים למראה המבנים, בשל העובדה שאלו לא הדירות שבבעלותם. אם כן, עבודתם של ועדי בניינים אינה פשוטה כלל. חברות ניהול ואחזקת מבנים פוטרות את הדיירים מתפקידי הוועד בכל הקשור לגביית הכספים, לניקיון המבנים ולתחזוקה הכללית.
חברות הניהול דואגות לשמירת המבנים בצורה מקצועית ושומרות על ערכם באמצעות פעולות רבות כגון: ניקיון בנייני משרדים או בניינים פרטיים מספר פעמים בשבוע, טיפוח הלובי, שמירה על אסתטיקה חיצונית, אחזקת חניונים, תחזוקת מעליות וטיפוח גינות.
כל הפעולות האלה נעשות דרך קבע, בניגוד לפעולות שמבצעים ועדי בתים פרטיים אשר דואגים בעיקר לטיפול השוטף בבעיות הקטנות שצצות, וכך הבניינים לא מתוחזקים בצורה טובה.
עבודה מול חברות ניהול ואחזקה
אפשר לדמות את העבודה אל מול חברות ניהול ואחזקת מבנים כאל עבודה מול חברות להשקעות. אמנם השירות שלהן עולה יותר כסף מהמיסים לוועדי בתים פרטיים, אך בסופו של יום ניתן לראות את ההצלחות שמניבות ההשקעות הכספיות.
החברות הוותיקות לניהול ולאחזקת מבנים אשר קיימות בשוק מעסיקות בעלי מקצוע מנוסים בלבד בכל התחומים הקשורים לתחזוקת מבנים (ניקיון, הדברה, זיפות, גינון, חשמלאות, סיוד, אינסטלציה וכדומה), ומספקות בכך את השירות הטוב ביותר.
הבניין ממנה נציג אשר נמצא בקשר ישיר ושוטף עם חברת הניהול. אותו נציג מדווח על בעיות ברגע האמת, כך שנציגי החברה יוכלו להגיע ולתקן את התקלה בו במקום (כל זאת פרט, כמובן, לתחזוקה השוטפת).